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POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

La presente política de privacidad y de protección de datos personales (en adelante la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, protección de aquella información que sea recibida a través de la página WEB y vía telefónica (en adelante los “Datos Personales”) por la sociedad DOTS SAS Según las disposiciones contenidas en Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, y demás normas concordantes, por las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

DOTS SAS, quien será el responsable del tratamiento de los Datos Personales, tal y como este término se define en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 respeta la privacidad de cada uno de los terceros que le suministren sus Datos Personales a través de los diferentes puntos de recolección y captura de dicha información dispuestos para tal efecto. DOTS SAS,  recibe la mencionada información, la almacena de forma adecuada y segura, y usa, lo que no impide que los terceros puedan verificar la exactitud de la misma y ejercer sus derechos relativos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información suministrada, así como su derecho a revocar la autorización suministrada a DOTS SAS para el tratamiento de sus Datos Personales. Los datos que DOTS SAS recolecta de terceros, se procesan y usa de conformidad con las regulaciones actuales de protección de información y privacidad, antes mencionadas.

El uso, recolección y tratamiento de datos personales en las bases de datos de DOTS SAS se sujetarán a las siguientes políticas:

  1. Las bases de datos, o los distintos tipos de repositorios electrónicos, son creaciones intelectuales sujetas a la protección del Derecho de Autor. DOTS SAS es la titular de las bases de datos que utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas sobre protección de datos personales y Habeas Data. En consecuencia, DOTS SAS, como titular de derechos sobre la base de datos, es la única que tiene la facultad para autorizar el uso o disposición de la misma a terceros.
  2. La finalidad para la recolección, uso y tratamiento de datos personales a que se refiere esta política es la adecuada gestión, administración, mejora de las actividades y distintos servicios de  DOTS SAS, realización de procesos internos, estadísticas, análisis cuantitativo y cualitativo de las actividades, tales como uso de los servicios ofrecidos por DOTS SAS, entre otros que resulten de interés para la institución. Igualmente podrá referirse al ofrecimiento de nuevos productos o mejora de los existentes que puedan contribuir con el bienestar, administrativo, financiero o de formación, ofrecidos por  DOTS SAS o por terceros relacionados con su objeto.
  3. DOTS SAS podrá suministrar información personal contenida en las bases de datos, relacionada con su objeto a pares académicos o entidades certificadoras nacionales o internacionales
  4. Al autorizar la recolección de datos de carácter personal a DOTS SAS mediante la implementación de formularios de recolección de datos o su envío a través de cualquier otro medio, los USUARIOS declaran aceptar plenamente y sin reservas la incorporación de los datos facilitados y su tratamiento, en los términos estipulados en esta política.
  5. Las bases de datos en las que se incluye información de los titulares tendrán una vigencia indefinida, determinada por la permanente operación de DOTS SAS, de acuerdo con su naturaleza fundacional, investigación y extensión, así como las actividades propias de la operación administrativa general.
  6. Los USUARIOS son los únicos responsables de que la información suministrada a DOTS SAS sea totalmente actual, exacta y veraz y reconocen su obligación de mantenerla actualizada. En todo caso, los USUARIOS son los únicos responsables de la información falsa o inexacta que suministren y de los perjuicios que cause o pueda causar a DOTS SAS o a terceros por el uso de tal información.
  7. DOTS SAS se sujeta plenamente a las directrices de la Ley, así como a sus reglamentos y políticas internas, por lo cual tratará con extrema diligencia la información personal y dará el mejor uso posible a la información recaudada por medios físicos o electrónicos que integrarán sus bases datos o cualquier clase de repositorio digital.
  8. El USUARIO reconoce que el ingreso de información personal lo realiza de manera voluntaria y acepta que a través de cualquier trámite, por los canales habilitados para ello por DOTS SAS, puedan recogerse datos personales, los cuales no se cederán a terceros sin su consentimiento, salvo que se trate, conforme a la ley, de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos; cuando medie la existencia de convenios de cooperación interinstitucional a través de los cuales se desarrollen o cumplan objetivos de estudios de mercado; cuando el operador de la base de datos tenga la misma finalidad o esté comprendida dentro de esta, permitiendo el cabal cumplimiento de los objetivos de DOTS SAS haciendo uso de servicios ofrecidos por terceros que apoyen la operación institucional.
  9. Al facilitar datos de carácter personal, el USUARIO acepta plenamente la remisión de información promocional o comercial, noticias, cursos, eventos, boletines, congresos y en general productos relacionados con DOTS SAS.
  10. Los USUARIOS podrán ejercitar, en cualquier momento, los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada a DOTS SAS y ejercer cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data).
  11. Sin menoscabo de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias, DOTS SAS se reserva el derecho de modificar en cualquier momento su política de uso y tratamiento de información personal, privacidad y confidencialidad de la información existente en las bases de datos de DOTS SAS, manteniendo el debido respeto por la leyes de protección de datos personales e informando, cuando se trate de cambios sustanciales, a todos los interesados a través de cualquier mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.

Para efectos de las presentes políticas de uso y protección de datos Se entiende por Datos Personales aquella información personal suministrada a DOTS SAS, de cualquier forma y a través de cualquier canal para la recepción de la misma, por los terceros, la cual incluye, datos tales como nombres, apellidos, fecha de nacimiento, tipo y número de documento de identidad, sexo, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular, ciudad de residencia,  área de desempeño y número de hijos.

Las bases de datos de DOTS SAS estarán a cargo del área de recursos humanos y tecnológicos para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y de sus bases de datos. Dicha área es la responsable de planear, implementar y mantener la seguridad y continuidad de los activos de información de los productos TIC que soportan los procesos administrativos y académicos de DOTS SAS. Para cumplir con esta misión, la institución cuenta con un firewall, un sistema de prevención de intrusos, una solución para gestión de vulnerabilidades técnicas, una solución para protección de código malicioso, planes de contingencia para los productos críticos y procedimientos para gestión de incidentes de seguridad. Además, se tienen implementados mecanismos de seguridad para el acceso a las bases de datos, el cual es restringido y está definido de acuerdo con políticas institucionales, y es monitoreado y revisado periódicamente. En ese sentido, DOTS SAS ha implementado mecanismos que proporcionan seguridad a la información recaudada y dispone sus mejores esfuerzos para procurar de manera diligente y prudente el mantenimiento de tal seguridad; no obstante, el USUARIO reconoce que la administración de las bases de datos puede implicar un nivel de riesgo, el cual asume y acepta y, por consiguiente, DOTS SAS no otorga ninguna garantía ni asume ninguna obligación o responsabilidad por pérdida o sustracción de información de su sistema informático.

DOTS SAS almacenará de manera segura y tratará la información suministrada por los titulares de manera segura y, por lo tanto, tomará todas las medidas de precaución para proteger su información contra pérdida, abuso, adulteración, acceso o uso no autorizado o fraudulento. Igualmente, este tratamiento podrá ser realizado por contratistas y/o proveedores de servicios (encargados del tratamiento de Datos Personales) que de cualquier manera puedan tener acceso a los datos personales consignados en las bases de datos de DOTS SAS, en razón de algún encargo especial (encargado del tratamiento), se encuentran obligados contractualmente a almacenar, tratar, proteger y mantener dicha información como confidencial y no podrán tratar la misma con ninguna otra finalidad a la indicada contractualmente por DOTS SAS.

DOTS SAS no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información, por causas que no le sean imputables.

  1. En el caso de los servicios contratados en la nube, DOTS SAS realizará sus mejores esfuerzos técnicos para asegurarse de que dicho servicio proporcione una debida protección de los datos, que sea prestado por profesionales en el área y posea los mecanismos tecnológicos que garanticen de una manera razonable la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
  2. Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos de DOTS SAS, o cualquier clase de repositorios electrónicos, se comprometen a conservarla y mantenerla de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros. Esta obligación cobija todas las informaciones personales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones, incluyendo de manera enunciativa y no taxativa las fórmulas, procedimientos, técnicas, know – how y demás informaciones en general a que puedan tener acceso.